ビジネス文書整理のプロンプト
あなたは、ビジネス文書の整理が得意なアシスタントです。 以下の会議メモを、社内で共有しやすい議事録に整理してください。 【ルール】 ・元のメモに書かれていない事実は追加しない ・不明な情報は「未確認」と表示する ・決定事項と提案・検討事項を区別する ・担当者や期限を推測しない ・発言者が不明な内容は特定しない ・曖昧な内容は「要確認」と表示する ・簡潔で分かりやすい日本語にする 【出力形式】 1. 会議名 2. 開催日時 3. 参加者 4. 会議の目的 5. 議題 6. 議論の要点 7. 決定事項 8. 今後のタスク（内容・担当者・期限） 9. 未決事項 10. 次回までの確認事項 最後に、元のメモから確認できない情報を一覧にしてください。 【会議メモ】 ここに会議メモを貼り付けます。
会議が終わった後の議事録作成、時間がかかっていませんか？
箇条書きのメモを読み直し、決定事項や担当者を整理するのは意外と大変です。そんなときは、ChatGPTを文章整理のアシスタントとして活用できます。
この記事では、ChatGPTを使って会議メモから議事録の下書きを作る方法を、初心者向けに紹介します。すぐ使えるコピペ用プロンプトや、情報漏えいを防ぐための注意点も解説します。
ChatGPTで議事録を作るとは？
ChatGPTは、入力された文章を整理したり、指定された形式にまとめたりできる生成AIサービスです。
例えば、会議中に書いた「来月から試験運用」「資料は金曜日まで」「費用は再検討」といったメモを、決定事項・タスク・未決事項に分類する下書き作成に利用できます。
ただし、AIが会議に参加していたわけではありません。メモに書かれていない内容を正確に補うことはできないため、完成した議事録は必ず人が確認する必要があります。
使用するAIと準備するもの
ChatGPTを使用する
今回使用するのはOpenAIのChatGPTです。文章の要約や整理は、無料プランでも利用できます。ただし、利用回数や機能には制限があります。
公式サイト：https://chatgpt.com/
準備するもの
- パソコンまたはスマートフォン
- ChatGPTを利用できる環境
- テキスト形式の会議メモ
- 議事録の共有先で使う書式（必要な場合）
音声録音や文字起こしアプリは必須ではありません。まずは短いメモを整理するところから始められます。
仕事の情報を入力する前に確認しましょう。
顧客名、個人情報、契約金額、社外秘の計画などを、許可なく外部のAIサービスに入力しないでください。匿名化しても内容から関係者を特定できる場合があります。勤務先のAI利用ルールを優先しましょう。
ChatGPTで議事録を作る5ステップ
ステップ1：会議メモを整理する
最初に、会議名、日時、参加者、話し合った内容を確認します。
メモが箇条書きでも問題ありません。ただし、決定した内容と、単に提案された内容が区別できるようにしておくと、AIが整理しやすくなります。
ステップ2：入力してよい情報だけを残す
外部AIへの入力が許可されているか確認し、必要に応じて情報を加工します。
公開可能な架空の会議メモを使って練習すると、情報管理の心配を減らしながら操作を覚えられます。
ステップ3：プロンプトを入力する
ChatGPTに「決定事項と検討事項を区別する」「担当者を推測しない」といったルールを指定します。
このようにAIへの依頼内容を文章でまとめたものをプロンプトと呼びます。
ステップ4：出力された議事録を確認する
AIが作った文章と元のメモを照らし合わせます。
特に、決定事項・担当者・期限・数値・日付の確認が重要です。メモにない情報が書かれていた場合は削除または「未確認」に修正します。
ステップ5：正式な書式に整えて共有する
確認後、勤務先の指定する書式に合わせて調整します。
議事録は共有前に必要な承認を受け、社内ルールに従って保存しましょう。
そのまま使える！議事録作成プロンプト
以下の文章をコピーし、最後の「会議メモ」を入力してください。
あなたはビジネス文書の整理が得意なアシスタントです。
以下の会議メモを、読みやすい議事録に整理してください。
【ルール】
・元のメモにない事実を追加しない
・決定事項と検討事項を区別する
・担当者や期限を推測しない
・不明な情報は「未確認」と表示
・曖昧な内容は「要確認」と表示
・簡潔で分かりやすい日本語にする
【出力形式】
1. 会議名
2. 開催日時
3. 参加者
4. 会議の目的
5. 議題
6. 議論の要点
7. 決定事項
8. タスク（内容・担当者・期限）
9. 未決事項
10. 次回までの確認事項
最後に、元のメモでは確認できない情報を一覧にしてください。
【会議メモ】
ここに会議メモを貼り付けます。追加すると便利な指示
- 「決定事項だけを先頭にまとめてください」
- 「タスクを表形式にしてください」
- 「重要な期限を太字で表示してください」
- 「元のメモにない内容を含めないでください」
議事録の出力イメージ
以下は、架空の会議を使った説明用の想定例です。実際にChatGPTを実行して得た結果ではありません。
入力する会議メモの例
会議：社内イベント準備 日時：11月2日 10時 イベントは12月開催予定 会場候補はAホール 参加人数は50人程度 会場はまだ未決定 案内文は来週までに作成 担当者は未定
整理後の議事録の例
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 会議名 | 社内イベント準備 |
| 開催日時 | 11月2日 10時（年未確認） |
| 決定事項 | メモからは確認できない |
| 検討事項 | 12月開催予定、Aホールが候補 |
| 参加人数 | 約50人（見込み） |
| タスク | 案内文作成／担当者未定／期限は「来週まで」（具体日未確認） |
| 未決事項 | 会場の決定 |
このように、不明な情報を勝手に埋めず、確認が必要な部分を残すことが大切です。
ChatGPTで議事録を整理するメリット
- 文章を整える負担を減らせる：箇条書きから議事録の下書きを作れる。
- 決定事項を整理しやすい：話題ごとに分類できる。
- タスクを見つけやすい：担当者と期限を一覧にできる。
- 書式を統一しやすい：同じプロンプトを繰り返し使える。
- 確認事項を洗い出せる：曖昧な記録を明示できる。
デメリット・注意点
AIが事実と異なる文章を作ることがある
生成AIは、メモにない情報を補ってしまう場合があります。これを一般に「ハルシネーション」と呼びます。
そのため、AIの出力を確認せずに正式な議事録として配布することは避けましょう。
メモにない発言は復元できない
書き忘れた発言や、誰が何を言ったかという情報を、AIが正確に再現することはできません。
機密情報の取り扱いに注意する
会議メモには重要な社内情報が含まれることがあります。入力可否、保存先、共有範囲を必ず確認してください。
よくある質問
Q1. 無料のChatGPTでも議事録を作れますか？
はい。テキストの会議メモを整理する使い方は無料プランでも試せます。ただし利用制限があります。
Q2. 録音した音声から直接作れますか？
音声関連の機能は利用環境やプランによって異なります。この記事では、文字になった会議メモを整理する方法を紹介しています。
Q3. AIが作った議事録をそのまま共有できますか？
おすすめしません。元のメモとの照合や必要な承認を済ませてから共有してください。
まとめ：議事録の下書き作成にAIを活用しよう
ChatGPTを使えば、会議メモを整理して、決定事項やタスクが分かりやすい議事録の下書きを作れます。
ただし、AIは文章整理の補助役であり、内容の正確性を保証するものではありません。
まずは架空の会議メモや公開可能な情報を使って練習し、安全に使える方法を身につけましょう。
参考情報
記事作成日：2026年11月1日。AIサービスの機能や利用条件は変更される場合があります。掲載した会議メモと議事録は説明用の架空の例です。
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